SEMINAIRES &
TEAM BUILDING
Organiser la réussite de vos rendez-vous professionnels
MEDIA COM 7 a réunit un partenariat avec de nombreux prestataires de la région sud est afin de pouvoir satisfaire tous vos projets de séminaire : Traiteurs, Locations de salles, Photographes, Vidéastes, Accueils, sécurités, propreté ..
De la formule personnalisé à la formule "tout en un", nous vous proposons un grand nombre de prestations pour tous les budgets.
Besoin d’être conseillé et accompagné dans la conception de votre convention ou de votre colloque, pour que tout soit parfait une fois sur place ?
Nous mettons tout en œuvre pour vous proposer un séminaire clé en main, personnalisé selon votre cahier des charges.
Les clés d’un séminaire d’entreprise réussi
De nombreux éléments peuvent motiver la direction d’une entreprise à organiser un séminaire. Mais ce n’est pas une tâche simple et il faut prendre en compte les évolutions du monde de l’entreprise.
Le format du séminaire évolue
Il y a encore quelques années, le format des séminaires se cantonnait à l’organisation d’une réunion, d’ateliers de travail, d’un discours pour enfin terminer sur un repas. Aujourd’hui le séminaire connait une révolution. Les réunions sont alternées avec des activités de team building et autres animations ludiques. La grande tendance est à l’inventivité, comprenez, la motivation et la stimulation.
Si avant le séminaire avait pour principal objectif de faire passer un message, désormais il s’agit avant tout de donner un sens à l’engagement collectif et placer l’humain au cœur de l’entreprise. Avec le développement et la mutation des entreprises, il est essentiel d’organiser des événements fédérateurs. L’enjeu est de créer un esprit d’équipe autour d’une expérience et d’objectifs communs.
La recette d’un séminaire moderne et réussi
Le séminaire offre aux collaborateurs l’occasion de sortir du cadre de travail habituel. Ainsi, il constitue un événement exceptionnel et un véritable temps fort qui a le pouvoir de rester encrer dans la mémoire des participants.
Plus ou moins dépaysant, le séminaire flatte l’égo des salariés qui se sentent privilégiés et au centre de l’attention des dirigeants. Ravis d’y participer, les collaborateurs sont enclins à la discussion et à l’écoute. Les messages délivrés par la direction sont donc perçus avec plus d’attention.
Qu’il soit annuel ou exceptionnel, le séminaire demeure l’occasion de communiquer sur un changement, une évolution au niveau de l’entreprise. Pour les salariés, c’est une opportunité de comprendre et d’appréhender ce(s) évolution(s). En effet, en éloignant les salariés de leur environnement quotidien, l’entreprise favorise le dialogue car ces derniers sont plus disponibles.
En ajoutant une touche ludique et conviviale, les dirigeants rendent les relations plus détendues et donnent l’occasion aux collaborateurs de se rencontrer de manière moins professionnelle.
Le séminaire étant un événement exceptionnel, les participants ont généralement tendance à juger les moindres détails de l’organisation.
Alors comment maîtriser tous les éléments et trouver le juste équilibre pour plaire au plus grand nombre ?
L'équipe de MEDIA COM 7 vous aidera à maintenir la bonne cohésion entre le but de votre séminaire et l'attention de vos salariés.
Dans un premier temps, l’objectif du séminaire déterminera le lieu.
Plus on s’éloigne du cadre de travail et moins le climat sera studieux. Le lieu est également choisi en fonction du budget que l’entreprise souhaite consacrer à cet événement. Pour les participants, la qualité de l’hébergement et de la restauration doivent être au rendez-vous. Le niveau de confort représente le niveau de considération de l’employeur pour son salarié. Il faut donc se montrer généreux sans pour autant en faire trop, au risque de donner une image d’entreprise dépensière…
Autre point essentiel, le fond et la forme doivent être cohérents. En effet, pour que le séminaire soit réussi, tous les éléments doivent être pris en compte et le format de l’événement doit correspondre au message que la direction souhaite diffuser à ses collaborateurs. Mais pour que les participants s’intéressent au fond, il faut avant tout que la forme leur plaise.
Le séminaire, grâce à son caractère exceptionnel notamment, a pour objectif de faire prendre conscience aux salariés des éventuels changements qui s’opèrent dans leur entreprise. Il permet ainsi de vivre ces évolutions de manière collective afin de mieux les intégrer et les appréhender.
En effet, la qualité relationnelle ne peut être substituée par une simple diffusion d’informations. L’esprit d’équipe et le partage de valeurs communes sont indispensables pour la performance d’une entreprise.
Le séminaire est avant tout un créateur de lien social et permet de renforcer le sentiment d’appartenance. C’est un espace d’échange mais aussi de découverte, l’occasion d’apprendre à connaître ses collaborateurs.
Il offre également la possibilité de faire remonter des informations ou des inquiétudes. C’est d’ailleurs une des mesures de la qualité du séminaire. Plus le séminaire est réussi, plus les participants se sentent à l’aise et osent se confier.
Ainsi, cet espace de parole permet d’aborder des sujets rarement abordés au quotidien. Cependant, il ne faut pas qu’une forme d’ « évitement convivial » s’installe et empêche ainsi les participants de se livrer.
Il faut donc investir du temps pour établir un véritable dialogue et instaurer un climat de confiance.
Aujourd’hui, les nouvelles méthodes de management tendent à réintroduire l’humain au cœur de l’entreprise. Les experts du management sont conscients que les stratégies d’entreprise doivent évoluer pour laisser place à une collaboration plus étroite entre les salariés et les dirigeants. Le besoin en sincérité et transparence n’a jamais été aussi présent.
Pour réussir un séminaire il faut trouver le dosage idéal des éléments suivants : diffusion d’informations, travail collectif et échanges entre participants.
Pour garantir la réussite de tous vos séminaires d’entreprise, toute l'équipe de MEDIA COM 7 sera à votre écoute pour vous guider et réaliser vos projets.
Les 10 erreurs à éviter
Les séminaires d’entreprise sont indispensables pour développer la cohésion au sein de votre équipe, accroître la motivation de vos collaborateurs et les encourager à s’impliquer davantage dans la vie de l’entreprise. Encore faut-il l’organiser dans les règles de l’art pour être certain d’atteindre vos objectifs.
Vous prévoyez justement de réunir tous vos collaborateurs à l’occasion d’un séminaire d’entreprise et vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté pour faire de cet évènement d’entreprise une parfaite réussite ?
MEDIACOM7 peut vous aider, sachant que nous avons fait la liste de 10 erreurs à ne surtout pas commettre.
Erreur #1 :
ne pas définir de thématique
On n’organise jamais, au grand jamais, un séminaire d’entreprise sans thématique.
Car si vous êtes tout excité à l’idée de réunir du monde autour de votre évènement, les participants, eux, manifesteront peu d’enthousiasme à assister à un évènement « parmi tant d’autres ».
Pour les encourager à faire le déplacement, vous devez leur mettre l’eau à la bouche. Leur promettre qu’ils apprendront de nouvelles choses et qu’ils vivront une expérience hors du commun.
Erreur #2 :
choisir des dates inappropriées
La majorité des séminaires d’entreprise se déroulant sur deux ou trois jours (voire plus, lorsqu’ils sont organisés à l’étranger), les entreprises ont l’habitude de planifier leur séminaire durant le week-end. Cela ne signifie pas pour autant que vous êtes libre de choisir n’importe quel week-end.
D’un, il y a des dates que vous pouvez immédiatement rayer de votre calendrier : il s’agit des périodes de vacances scolaires, des jours fériés et des ponts, ainsi que des dates d’élection et de grandes manifestations sportives. Par exemple, la Coupe du monde ou les Jeux olympiques.
De deux, vous devez définir la date de votre séminaire d’entreprise suffisamment à l’avance. Vos collaborateurs ont un agenda bien rempli. Et si vous choisissez une date qui correspond déjà avec leur programme personnel, vous pouvez être certain qu’ils n’abandonneront pas leur projet pour assister au séminaire.
Erreur #3 :
allonger inutilement la durée du séminaire d’entreprise
Bien que la plupart des séminaires s’étalent sur deux ou trois jours, il est tout à fait possible d’organiser un séminaire d’entreprise d’une journée.
Que vous organisiez un séminaire de Team Building ou un séminaire de formation, l’important est de bien remplir l’emploi du temps.
Vous devez inventer des activités pour occuper les participants ?
Cela signifie que votre séminaire d’entreprise est trop long. Faites plus court. Si vous n’avez pas de bonne raison pour retenir vos collaborateurs, ces derniers finiront par s’ennuyer.
Erreur #4 :
ne pas confirmer la venue des participants
Il est vrai que les employés d’une organisation ont l’habitude de répondre présents aux évènements d’entreprise.
Néanmoins, cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas confirmer leur participation. Si, pour une raison ou une autre, plusieurs de vos collaborateurs ne peuvent pas participer au séminaire, cela se répercutera sur la bonne organisation de votre évènement.
Sans parler des dépenses superflues que vous devrez tout de même payer.
Erreur #5 :
attendre le dernier moment pour préparer l’évènement
Comme tout évènement d’entreprise, l’organisation d’un séminaire exige un travail important en amont.
Pour le réussir, vous devez donc entamer les premières démarches le plus tôt possible.
Erreur #6 :
choisir un lieu difficilement accessible ou éloigné
Pour choisir le lieu qui accueillera votre évènement, ne vous contentez pas de visiter son site web. Rendez-vous sur place pour vous assurer qu’il n’est pas trop éloigné ou difficile à trouver.
Vous en profiterez pour vérifier que le GPS repère bien l’adresse (ce n’est pas toujours le cas) et que l’endroit correspond bien à vos attentes. Notre conseil : visitez au moins deux endroits différents avant de vous décider.
Erreur #7 :
négliger la communication
Ne commettez surtout pas l’erreur de négliger la promotion de votre évènement d’entreprise sous prétexte qu’il s’agit d’un évènement interne.
Servez-vous de tous les outils à votre disposition (réseaux sociaux, le site web de l’entreprise, panneaux d’affichage, huddle, etc.) pour parler du séminaire d’entreprise. Donnez le maximum d’informations, suscitez l’intérêt de vos collaborateurs, encouragez-les à poser des questions et à faire des suggestions.
Erreur #8 :
ne pas tenir compte des attentes des participants
Vos collaborateurs ont plus ou moins le même âge ?
Bonne nouvelle, vous n’aurez pas de difficulté à définir les activités qu’ils feront pendant le séminaire d’entreprise. Dans votre équipe, il y a des jeunes et des moins jeunes, des personnes mariées et des célibataires ?
Faites des suggestions et procédez à un vote. Autrement, vous pouvez mettre en place une boîte à idées.
Erreur #9 :
ne pas se faire aider
Le séminaire d’entreprise étant un évènement de taille, vous ne pouvez pas l’organiser tout seul. Entourez-vous de deux ou trois collaborateurs pour gérer les différents détails.
Et assurez-vous qu’ils connaissent bien leurs missions respectives pour éviter les chevauchements et les oublis. Autre solution : faire appel à un organisateur d’évènement.
Erreur #10 : négliger la qualité des prestations pour rentrer dans ses frais
Cette année, le budget consacré à l’organisation d’évènement est limité ? Plutôt que de louer un endroit pas terrible, réservez une prestation de qualité dans un bel endroit situé à proximité de vos locaux.
Ainsi, vous n’aurez pas à prévoir de budget pour le transport (vos collaborateurs pourront s’y rendre par leurs propres moyens). Vous pouvez également organiser un séminaire d’une journée pour ne pas avoir à consacrer de budget pour l’hébergement et la restauration.
N'hésitez pas à nous contacter
Nos connaissances avec les divers acteurs de l'évènementiel, nous permet de pouvoir vous aider voire d'organiser vos évènementiels.
Nous sommes en lieu avec des loueurs de salle, des traiteurs, de sociétés de sécurité, de nettoyage et d'animations.
Le souci du moindre détail
A la fin de votre événement, vous recevrez la synthèse complète : Profil des participants, situation géographique, pourcentage par enseignes, les résultats de l’enquête, les photos etc…
Nous mettons également en place un site Internet personnalisé à vos couleurs. Sur ce site, nous gérons les invitations et les relances par email. Les invités ont un accès via un login et un mot de passe (ou un lien personnalisé) et découvrent tout le programme de la Convention (Plan d’accès, Planning, descriptif des hôtels et des repas…).
Si votre Evénement (ou Formation Produits) se déroule sous forme d’atelier, les participants ont la possibilité de s’inscrire sur les différentes sessions.
Votre séminaire « clef en main »
Nous sommes à l’écoute de vos besoins ; nous vous ferons parvenir différentes propositions « sur mesures », qui motiveront vos équipes et respecteront votre budget.
De nombreuses idées originales vous seront également apportées pour dynamiser votre événement.
La cohésion des équipes, la motivation et le sentiment d’appartenance sont toujours placés au cœur de nos événements !
Simple et efficace, votre proposition « clef en main » inclura :
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Hôtesses, agents de sécurité, traiteurs, décoration florale
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Signalétique, badges des participants
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Fichets SNCF et Air France (bénéficiant de réductions de transport)
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Photographe, animations…
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Transport A/R sur des lignes régulières (ou en affrétant un avion, pour les groupes plus importants)
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Hôtel 4****
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Tous les repas (petits déjeuners, déjeuners, collations, dîners)
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Salle de Réunion (selon votre configuration souhaitée), incluant la technique (vidéo, son…)
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Une soirée de Gala magique
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Des animations « Team Building… »
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